Приказ утверждение графика отпусков на 2021 год

Приказ об утверждении графика отпусков

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Однако соответствующий приказ всё же желательно оформить, если это предусмотрено правилами документооборота организации, а также в тех случаях, когда для реализации сформированного графика потребуется назначение ответственных лиц. Так или иначе, утвердить его нужно не позднее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до даты начала следующего года.

Специальный общеобязательный шаблон для приказа, утверждающего календарный план трудовых отпусков на предприятии, не регламентируется российским законодательством. Иными словами, подобные приказы составляются работодателями в свободной форме. Как вариант, в организации могут разрабатываться типовые шаблоны.

Правила составления графика отпусков на 2021 год

• женщин перед началом декретного отпуска (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• многодетных родителей с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246) и некоторых других категорий работников.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

1. Утвердите график отпусков до 17 декабря. Согласно ТК РФ этот документ должен быть утвержден в учреждении не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Более позднее утверждение графика отпусков рассматривается проверяющими и судами в качестве нарушения трудового законодательства. И не забудьте ознакомить с графиком отпусков всех сотрудников под роспись – такая обязанность закреплена за работодателем Трудовым кодексом. Несоблюдение этого требования также может стать поводом для привлечения к административной ответственности, и судебная практика уже располагает такими примерами.
2. В график отпусков должны быть включены все работники, состоящие с учреждением в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе и те, с кем в течение 2021 года трудовые договоры будут расторгнуты.
3. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска предупреждайте об этом сотрудников. Для этого приглашайте их в отдел кадров и знакомьте под роспись с проектом приказа об отпуске. Кстати, своевременно приглашать сотрудников в отдел кадров можно путем направления писем на рабочую электронную почту – с этой целью можно использовать специальную программу. Возможно, вскоре соответствующая норма появится в Трудовом кодексе – на рассмотрении Госдумы находится законопроект, предусматривающий возможность передачи в электронном виде любых сообщений, исходящих как от работника, так и от работодателя, будь то заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования.
4. Если планы работника изменились, пусть сразу же напишет заявление о внесении изменений в график отпусков.
5. Подписанный руководителем приказ о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, должен быть оперативно направлен в бухгалтерию. Предусмотрите срок передачи этого документа в бухгалтерию в графике документооборота – должно остаться время на расчет отпускных и их своевременное перечисление на банковскую карту сотрудника.
6. При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их получения. Если документы вам передали с опозданием, и это приведет к задержке с выплатой отпускных, можно будет доказать, что бухгалтерия не виновата в нарушении прав сотрудника.
7. Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска работник должен получить отпускные. Причем отпускные можно выплатить досрочно. А вот за задержку выплаты могут оштрафовать. Чтобы избежать штрафов, направляйте платежные документы в казначейство заранее. Учитывайте, что казначейство может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней и еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту. А проверяющие обычно требуют, чтобы за 3 дня до начала отпуска деньги уже были зачислены на счет работника.
8. Закон устанавливает необходимость выплаты отпускных за 3 дня до начала отпуска, но какие это дни — рабочие или календарные? Поскольку закон не дает ответа на это вопрос, специалисты в предыдущие годы чаще говорили о необходимости выплаты отпускных за 3 календарных дня. Однако еще в 2019 году Минтруд России готовил проект обширных изменений в ТК РФ, которым, в частности, предлагалось уточнить, что выплата отпускных должна быть не менее чем за три рабочих дня до начала отпуска. На сегодняшний день данный законопроект остается только проектом. Тем не менее, позиция ведомства ясна, а значит уже на этом этапе разумнее придерживаться именно ее при отсчете установленных трех дней до начала отпуска.
9. Бывает, что работник требует отпустить его в отпуск вне графика: «завтра или послезавтра». В такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в трехдневный срок, установленный ТК РФ. В настоящее время вопрос о том, имеется ли состав правонарушения в действиях работодателя, который удовлетворяет просьбу работника о предоставлении отпуска в течение ближайших к дате подачи заявления трех дней, и, соответственно, не может исполнить требование закона о своевременной выплате отпускных, является спорным. Тот же вышеуказанный законопроект предполагает сделать исключение для случаев, когда работник подает заявление на отпуск, не предусмотренный графиком отпусков, менее чем за 3 рабочих дня до его начала. В такой ситуации оплату отпуска предлагается производить в срок, установленный соглашением сторон трудового договора, но не позднее 3 рабочих дней с даты подачи заявления. Но, как мы сказали, пока это только проект, и пока соответствующие нормы не будут закреплены в законе, проверяющих остается формальное основание для оформления штрафа. Обязательно напоминайте об этом руководителю, когда он рассматривает подобные просьбы сотрудников.
10. Учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в вашей организации. Выплата работнику заработной платы ранее установленных сроков является нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. И проверяющие досрочную выплату зарплаты склонны рассматривать как нарушение, несмотря на то, что Минтруд России неоднократно указывал на законность досрочной выплаты зарплаты. Судебная практика по данному вопросу также противоречива.

После названия документа прописывается его краткое содержание. К примеру, «о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Самарина О.Л.». Затем следует вводная часть, где описывается причина переноса: «в связи с производственным процессом на основании письменного согласия менеджера Самарина О.Л.».

• наименование компании;
• место и дата составления документа;
• порядковый номер;
• ФИО и должность работника, у которого меняется период отпуска;
• количество дней корректировки, период изменения в графике;
• подпись руководителя компании.

• позволяет грамотно спланировать свои расходы, что позволит обеспечить своевременную выплату отпускных
• есть время решить вопрос делегирования обязанностей временно отсутствующего работника
• отследить количество положенных и использованных дней отпуска
• снижение объёма бумажных документов, поскольку при наличии графика заявления на отпуск с сотрудников можно не собирать

График отпусков – это важный кадровый документ, благодаря которому предприятие может спланировать свои расходы, а также подготовиться к временному отсутствию сотрудника. В статье рассмотрим правила и особенности оформления, а также величину штрафных санкций за отсутствие документа.

Образец приказа на утверждение графика отпусков

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужно ли утверждать график отпусков приказом или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Подписывает документ руководитель лично. Приказ составляется по факту разработки графика. Согласно статье №123 ТК России даты отдыха сотрудников должны быть утверждены и согласованы с профсоюзной организацией не позднее, двухнедельного срока до наступления следующего календарного года. То есть, приказ необходимо составить до 17 декабря.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такой приказ нужен.

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

Отпуска без сохранения заработной платы в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Если в компании есть профсоюз, то согласно ст. 372 НК РФ график отпусков сначала нужно утвердить у него. Профсоюз рассматривает проект графика в течение 5-ти рабочих дней, а затем оформляет мотивированное решение. В нем могут указываться правки, которые либо принимаются кадровиком, либо отклоняются, и тогда назначается дополнительная консультация по этому вопросу.

• работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
• работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
• работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
• работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
• сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграциюБитрикс с 1С ЗУП.

Бывают ситуации, когда работник не может уйти в отпуск в запланированное время. В этом случае (только после согласования с работодателем!) вносятся изменения в график отпусков. Для санкционирования этих изменений издается приказ о внесении изменений в график.

• дата и номер приказа;
• наименование («Об утверждении графика отпусков»);
• суть документа;
• перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;
• подпись руководителя организации и ее расшифровка;
• подпись лиц, указанных в приказе.

• не делать сокращений;
• писать грамотно, без ошибок;
• печать на распоряжении ставить необязательно, поскольку оно причисляется к внутреннему документообороту предприятия;
• название документа писать заглавными буквами;
• обязательно должна присутствовать личная подпись руководителя организации.

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.